12 tips når du skal arrangere firmafest

Du har fått i oppgave å arrangere firmafest, men du har aldri gjort det før? Eller kanskje du bare har mye å gjøre, og vil være sikker på at du husker alt? Her er en punktliste for de viktigste tingene du bør tenke på.

1. Legg en plan

Før du ser på lokaler, servering og underholdning; tenk gjennom hva som er hensikten med festen, hvor mange som kommer og hvilket budsjett dere har. Det er også viktig med en tydelig ansvarsfordeling sånn at alt blir gjort som det skal. Når rammene er tydelige, er det lettere å treffe målene og gjøre riktige prioriteringer.

2. Start tidlig

Jo tidligere du setter dato og starter planleggingen, jo lettere er det for alle å rydde plass i kalenderen. Det gir mindre stress, flere valgmuligheter og økt trygghet. Populære datoer fylles fort opp – spesielt før sommer og jul – så vær ute i god tid for å sikre ønsket lokale, underholdning og servering. Vi vet at man ofte blir spurt om å arrangere i siste liten, men hver dag teller – det kan gjøre stor forskjell å hive seg rundt og bruke den tiden man har.

3. Kontakt samarbeidspartnere tidlig

Når man benytter eksterne lokaler, underholdning eller andre leverandører, bør man være tidlig ute – spesielt i travle perioder som julebord, kickoff og sommerfest. Ta tidlig kontakt de som driver lokalene, arrangører, konferansierer, underholdningsinnslag osv, så er sjansen større for å få det man vil ha til riktig pris.

4. Lokalet setter stemningen

Velg et lokale som matcher både antall gjester og type arrangement. Et rom med riktig størrelse og god atmosfære legger til rette for flyt mellom middag, aktiviteter og sosialt samvær. Lokalet er en aktiv del av opplevelsen, og de som driver lokalene har erfaring med firmaarrangementer og kan gi deg verdifulle råd og veiledning underveis. Velg et lokale som gir mulighet for mingling, dans, konkurranser og underholdning – det skal være plass til alle uten at det føles tomt eller upersonlig.

5. Velg underholdning som samler

Quiz, musikk, spill eller en liten overraskelse kan gjøre mye for stemningen. Husk at folk har forskjellig smak og interesser, så tenk nøye gjennom hva gjestene faktisk vil like – ikke bare hva du selv synes er morsomt. Velg underholdning som gir rom for latter, mingling og avslappet stemning, slik at alle kan føle seg inkludert uten at det føles påtvunget.

“Velg underholdning som gir rom for latter, mingling og avslappet stemning”

6. Lytt til kollegaene

Folk er forskjellige. En enkel spørreundersøkelse eller noen uformelle samtaler kan gi verdifulle hint om hva folk faktisk setter pris på. Dette gjelder ikke bare underholdningen, men også ting som bordsetting, dansegulv og soner med rom for avslappet prat. Målet er ikke å treffe alle perfekt – men å skape en kveld flest mulig trives i.

7. Ha kontroll på budsjettet

Sett tydelige rammer og et realistisk budsjett tidlig, slik at det blir enklere å prioritere det som gir mest verdi. Husk at det ofte er helheten – stemning, flyt og trygg gjennomføring – og de små detaljene som gjør størst inntrykk, ikke nødvendigvis det dyreste innslaget. Med realistiske forventninger og gjennomtenkte prioriteringer er det lettere å skape rom for hygge og moro.

8. Mat og drikke

Tenk gjennom allergier, dietter og ulike preferanser. Det er viktig for inkludering at føler at det er mat som passer deres behov og overbevisning. Alle behøver ikke å like alt, så lenge de er fornøyde med tilbudet.

9. Tydelig informasjon

Send ut invitasjon i god tid, og vær tydelig på tidspunkt, sted og hva som skal skje. Når forventningene er avklart på forhånd, kan gjestene forberede seg på hva de har i vente og tilpasse det sin egen timeplan. En god firmafest har gjerne en naturlig flyt, med ankomst og velkomst, mat og samtaler, litt aktivitet eller underholdning, og tid til sosialt samvær. Husk å unngå for tett program; gi rom for pauser og spontanitet, slik at kvelden får liv til å utvikle seg på egne premisser.

“unngå for tett program”

10. Ha det praktiske i orden

Inngang, garderobe, bonger, transport, og evt overnatting for langveisfarende. Det er viktig å gjøre en nøye vurdering av hvilke ting som må være på plass, så slipper man ubehagelige overraskelser under arrangementet. Forhør deg med stedet dere skal være eller ekstern arrangør om de allerede har løsninger for disse tingene og om det er noe viktig du ikke har tenkt på.

11. Vær inkluderende

Folk trives på ulike måter. Når rammene er tydelige og atmosfæren trygg, blir det lettere for alle å delta – enten de er utadvendte eller foretrekker en mer rolig atmosfære med rom for hygge i mindre grupper. Du kjenner selv kulturen innad i ditt selskap, og vet sikkert hva som bør vektlegges, men husk på at selv i den mest homogene organisasjonen finnes det gjerne folk med forskjellig kultur og forskjellige preferanser.

12. Ta med erfaringene videre

Etter festen er det nyttig å notere hva som fungerte godt. Da blir neste arrangement enda enklere å planlegge. Uansett om det er du eller noen andre som står for annonseringen neste gang kan erfaringer være til stor hjelp.

Når du velger Eikryn Event & Konferanse, får du mer enn et lokale:

• du får erfaring

• trygg veiledning

• gode rammer

• profesjonell gjennomføring

• og en samarbeidspartner som kjenner firmafester fra innsiden

Vi hjelper deg gjerne hele veien – fra første idé til ferdig arrangement – slik at du kan være trygg på at firmafesten blir både enkel å planlegge og god å oppleve.

Ta kontakt med oss her for en uforpliktende prat om deres firmafest.